Offre d'emploi : Adjoint(e) administratif(ve) à temps partiel

20 mars 2019

Le Centre d’entrepreneuriat Poly-UdeM est un organisme à but non lucratif dont la mission est de développer une culture entrepreneuriale et d’innovation à l’Université de Montréal et à Polytechnique Montréal, tout en soutenant de façon concrète les entrepreneurs et la création d’entreprises scientifiques et technologiques.

Mandat général

Relevant de la direction générale, l’adjoint(e) administratif(ve) :

  • Assiste la direction dans ses fonctions
  • Réalise les opérations de secrétariat courantes et assure la bonne marche du bureau
  • Collabore à l’élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives
  • Veille au bon fonctionnement des opérations administratives, financières et matérielles qui lui sont assignées
  • Assure une liaison avec tous les publics de l’organisation

Responsabilités

  1. Soutien à la direction
  • Gère l’agenda de la direction
  • Prépare les rencontres et les dossiers, et accueille les invités
  • Procède aux convocations et aide à la logistique des événements
  • Procède aux commandes : fournitures de bureau, informatique, imprimeur, etc.
  • Veille au bon fonctionnement logistique et, le cas échéant, règle les problèmes
  • Offre un soutien administratif et comptable
  1. Gestion administrative
  • Rédige, corrige et met en page certaines correspondances et documents de travail
  • Agit comme personne-ressource et répond aux requêtes d’ordre général
  • Met à jour des données administratives
  • Collecte des données et met à jour des bases de données
  • Réceptionne le courrier
  • Planifie et organise les CA et rédige les comptes rendus
  • Planifie et coordonne l’AGA et veille au bon fonctionnement organisationnel
  • Gère la documentation papier et électronique et maintient un système de classement efficace et à jour
  • Gère l'archivage des dossiers
  1. Liaisons
  • Collabore et entretient des relations avec les :
    • représentants de divers organismes privés et publics
    • membres de la communauté universitaire
    • membres de l’équipe et participants aux parcours du Centre d’entrepreneuriat Poly-UdeM
    • fournisseurs
  1. Gestion financière
  • Gère les règlements des partenaires privés et publics
  • Assure le paiement et la gestion des factures et des comptes de dépenses
  • Soutient les vérifications comptables annuelles et prépare les dossiers afférents
  • S’occupe de toute autre fonction qui lui sera assignée

Qualifications et aptitudes requises

  • Diplôme d’études collégiales en administration, technique de bureautique ou expérience pertinente
  • Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et de Google
  • Expérience en saisie comptable
  • Bonne maîtrise du français et de l’anglais
  • Bonnes capacités rédactionnelles
  • Discrétion, rigueur, polyvalence, autonomie, débrouillardise et habiletés organisationnelles
  • Disponibilités occasionnelles en soirée

Informations sur le poste

Type d’emploi : temps partiel - 15 à 20 heures / semaine du lundi au jeudi
Salaire : 18 $ à 22 $ / heure
Lieu de travail : Montréal
Date d’entrée en fonction :  mai 2019

Pour poser votre candidature, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de motivation à christelle.chalono@polymtl.ca d'ici au 30 avril 2019. 

Seuls les candidats retenus pour les entrevues seront contactés.